Microsoft 365 migratie: stappenplan voor je overstap

Een Microsoft 365 migratie is het overzetten van je mail, agenda's, contactpersonen en bestanden van een eigen Exchange-server, Google Workspace of hostingmail (zoals cPanel of Plesk) naar Microsoft 365. Een goede migratie volgt vaste stappen: inventariseren, licenties kiezen, de omgeving en beveiliging inrichten, data vooraf synchroniseren, op één moment de mailrecords omzetten en daarna gebruikers en apparaten begeleiden. Plan de overstap buiten werktijden, dan merkt je team er weinig van.

In dit artikel lees je wanneer een overstap zinvol is, wat je precies overzet, hoe het stappenplan eruitziet en waar het in de praktijk vaak misgaat. Werk je al met Microsoft 365 en wil je naar een andere omgeving, bijvoorbeeld na een overname of fusie? Lees dan het artikel over een Microsoft 365 tenant migreren.

Wanneer is een Microsoft 365 migratie zinvol?

De aanleiding verschilt per organisatie, maar dit zijn de situaties waarin de vraag het vaakst opkomt:

• Je mailserver loopt uit ondersteuning. Microsoft stopte op 14 oktober 2025 met de ondersteuning van Exchange Server 2016 en 2019. Die versies krijgen geen beveiligingsupdates meer, terwijl een mailserver direct aan internet hangt.
• Je mail staat bij een hostingpartij. Losse mailboxen via cPanel of Plesk werken, maar missen centraal beheer van accounts, multifactorauthenticatie (MFA) en het intrekken van toegang als iemand vertrekt.
• Je werkt met Google Workspace, maar je team leeft in Word, Excel en Teams. Dan betaal je vaak voor twee omgevingen en zit je informatie verspreid.
• Bestanden staan op een server of NAS op kantoor. Thuis of onderweg werken vraagt dan om een VPN, en de back-up hangt aan één apparaat in de meterkast.
• Je groeit of werkt hybride. Meer medewerkers en locaties maken handmatig beheer van accounts en apparaten foutgevoelig.

Wat zet je over bij een Microsoft 365 migratie?

Een migratie is meer dan mailboxen kopiëren. Dit zijn de onderdelen die je meeneemt en waar ze in Microsoft 365 terechtkomen:

• Mail: mailboxen, gedeelde mailboxen en aliassen gaan naar Exchange Online.
• Agenda's en contactpersonen: gaan mee met de mailbox, zodat afspraken en adresboeken direct beschikbaar zijn.
• Bestanden: persoonlijke bestanden naar OneDrive, gedeelde mappen naar SharePoint of Teams.
• Gebruikers en rechten: accounts, groepen en toegangsrechten worden ingericht in Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD).
• Apparaten: laptops en telefoons kun je na de migratie centraal beheren en beveiligen met Microsoft Intune.

Voor de overstap vanaf Google Workspace heeft Microsoft een eigen migratietool in het Exchange-beheercentrum. Die zet mail, regels, agenda's en contactpersonen over. Niet alles gaat mee: afwezigheidsberichten, ruimteboekingen en gedeelde agenda's moet je opnieuw instellen. Bestanden uit Google Drive of van een fileserver verhuis je met Migration Manager in het SharePoint-beheercentrum naar OneDrive, SharePoint of Teams.

Stappenplan: zo verloopt een Microsoft 365 migratie

1. Inventariseren. Breng alle mailboxen, gedeelde mailboxen, aliassen en de hoeveelheid data in kaart, net als de mappenstructuur en rechten van je bestanden. Noteer ook alles wat mail verstuurt: een scanner, je CRM, het contactformulier op je website of een boekhoudpakket.
2. Licenties kiezen. Business Basic biedt webversies van de Office-apps, mail en Teams. Business Standard voegt de desktopapps toe. Business Premium bevat daarnaast Intune, Defender for Business en Entra ID P1 voor apparaatbeheer en geavanceerde beveiliging.
3. De omgeving inrichten vóór de migratie. Voeg je domein toe, richt MFA en Conditional Access in en regel een aparte back-up. Beveiliging achteraf toevoegen is lastiger dan het vanaf dag één goed neerzetten.
4. Opschonen. Een migratie is hét moment om oude mappen, vertrokken medewerkers en dubbele bestanden op te ruimen. Bepaal ook hoe je SharePoint- en Teams-structuur eruit moet zien, in plaats van de oude mappenstructuur één op één te kopiëren.
5. Vooraf synchroniseren. Mail en bestanden worden alvast naar Microsoft 365 gekopieerd terwijl iedereen gewoon in het oude systeem doorwerkt.
6. Overstapmoment. Buiten werktijden worden de MX-records van je domein naar Microsoft 365 omgezet en volgt een laatste synchronisatie van wat er sinds de eerste kopie bij is gekomen. Werk tegelijk de SPF-, DKIM- en DMARC-records bij, zodat je mail niet in de spam belandt.
7. Gebruikers en apparaten overzetten. Outlook, telefoons en OneDrive-synchronisatie worden ingesteld en medewerkers krijgen een korte uitleg over waar ze hun mail en bestanden vinden.
8. Nazorg en afbouw. Controleer of alle mail binnenkomt en koppelingen werken. Zet het oude systeem pas uit en zeg het op als alles een tijd stabiel draait.

Waar gaat het vaak mis bij een migratie?

• Vergeten koppelingen. Een multifunctional die scans mailt of een applicatie die via de oude mailserver verstuurt, stopt na de overstap stilletjes met werken. Daarom hoort elke afzender in de inventarisatie.
• DNS-records niet op orde. Zonder bijgewerkte SPF-, DKIM- en DMARC-records belanden je mails bij ontvangers in de spam. Verlaag ook vooraf de TTL van je MX-record, zodat de wijziging snel overal doorkomt.
• Rechten blind kopiëren. Wie jaren op een fileserver heeft gewerkt, heeft vaak een wirwar aan uitzonderingen. Neem die niet ongezien mee naar SharePoint.
• Geen aparte back-up. Microsoft zorgt dat de dienst beschikbaar is, maar een verwijderde of versleutelde map is na de bewaartermijn weg. Een aparte back-up van mail, OneDrive, SharePoint en Teams is verstandig.
• Gebruikers niet meenemen. Laat vooraf weten wanneer de overstap is, wat er verandert en bij wie je terechtkunt. Dat scheelt veel vragen op maandagochtend.

Wat kost een Microsoft 365 migratie?

De kosten bestaan uit drie delen: de licenties, de migratie zelf en het beheer daarna. De migratie hangt vooral af van het aantal mailboxen, de hoeveelheid data, het aantal koppelingen en waar je vandaan komt. Een goede inventarisatie maakt die kosten vooraf duidelijk.

Bij My ICT Solutions kopen we de licenties als Microsoft CSP-partner namens je in, zodat je één maandelijks bedrag betaalt voor licenties en beheer. Het doorlopende beheer van Microsoft 365 zit in elk werkplekbeheerpakket: Bronze €69, Silver €99 en Gold €149 per gebruiker per maand, inclusief MFA, endpoint security, Microsoft 365 back-ups, DNS filtering en support. Lees meer over wat daaronder valt in werkplekbeheer uitbesteden.

Veelgestelde vragen

Gaat er mail verloren bij een migratie naar Microsoft 365?

Niet als de migratie goed is opgezet. Mail wordt eerst vooraf gekopieerd terwijl iedereen doorwerkt; op het overstapmoment worden de MX-records omgezet en volgt een laatste synchronisatie van nieuwe berichten. Door dat moment buiten werktijden te plannen, merken medewerkers er weinig van.

Is een Office 365 migratie hetzelfde als een Microsoft 365 migratie?

Ja. Office 365 is de oude naam van de zakelijke abonnementen; Microsoft heeft ze omgedoopt tot Microsoft 365. Of je het nu een Office 365 migratie of een Microsoft 365 migratie noemt, het gaat om het overzetten van mail, agenda's en bestanden naar dezelfde clouddiensten.

Kan ik van Google Workspace overstappen naar Microsoft 365?

Ja. Microsoft heeft een migratietool die mail, regels, agenda's en contactpersonen uit Google Workspace overzet, en bestanden uit Google Drive verhuis je met Migration Manager naar OneDrive of SharePoint. Afwezigheidsberichten, ruimteboekingen en gedeelde agenda's gaan niet automatisch mee en stel je daarna opnieuw in.

Heb ik na de migratie nog een eigen mailserver nodig?

Voor de meeste organisaties niet: Exchange Online neemt de rol van je eigen Exchange-server over, inclusief updates en beschikbaarheid. Dat is extra relevant nu Exchange Server 2016 en 2019 sinds 14 oktober 2025 niet meer worden ondersteund. Draaien er naast mail nog andere applicaties op een eigen server, dan kun je die apart naar de cloud brengen of lokaal laten.

Microsoft 365 migratie in Eindhoven en omgeving

My ICT Solutions migreert mail en bestanden vanuit Google Workspace, on-premise Exchange en cPanel- of Plesk-mail naar Microsoft 365, gepland buiten werktijden. Daarna richten we Teams, SharePoint, Intune en de beveiliging in en nemen we het beheer over. Draaien er nog servers op kantoor, dan kijken we of die naar Microsoft Azure kunnen. Lees meer op de pagina Microsoft 365 beheer of over IT beheer in Eindhoven. Wil je weten wat een overstap voor jouw organisatie betekent? Neem contact op, dan brengen we je huidige omgeving samen in kaart.